上班族簡報怎麼改
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和好友一起改她的工作簡報，她是優秀的PM，也常有對高層簡報專案的機會，但總覺得自己表現還有進步的空間。
我死纏爛打請她給我看她的工作簡報，其實沒啥大問題：結構清晰、有時間表、有組織圖，是份「端正的例行性報告」。硬要說的話，問題只有一個「我看不懂」
我一個外人看不懂為什麼是問題？
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大部分時候當你做例行性簡報，外人看不懂不是問題，反正也沒有外人會看你的週報月報。
但是當你的簡報對象有一些些外人，他們沒你懂卻手握比你多的資源，沒花心思做功課卻會定你生死；
恭喜你🎉，來到了職場生涯的新階段「跟半生不熟的人爭取資源」
為什麼是半生不熟？
做這種簡報的多半是甲方的優秀人才，組織內有如大宅院，其他部門可能耳聞你的優秀，但沒把握你是講話聽得懂那種，還是學術到想把你送入中研院那種。
為什麼是爭取資源？
除了搶錢搶人之外，別人的時間、肯定甚至「不反對」都是種資源。你得伸手證明你想要，而不是別人給你還會被你丟到地上。
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一個比較有禮貌的簡報就是試圖傳達「我除了技術一把罩之外，也是個願意溝通、聽得懂人話的人喔」這種友好姿態
那怎麼讓一份端正的簡報變身為一個禮貌的簡報呢？我的學習經驗是這樣的：
「結構先行，一定要有摘要，然後是取名字跟標題，再來是動畫跟畫圖，最後才是照片」
1.結構
2.摘要
3.標題
4.動畫
5.畫圖
6.照片（如果需要）
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其中，上班族最欠鍛鍊的就是摘要了。
摘要
摘要
摘要
（或是你用英文executive summary)
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一個兢兢業業的上班族，報告的結構多半不會有大錯誤（我前面提到的「端正」），說說案由、方法、before after，再分析一下風險與建議方案⋯⋯簡直是把專案人才養成教材拿來做完美示範。
但這樣是遠遠不夠的，你以為老闆們都是機器人，丟銅板下去就跑讚美出來嗎？很難吧！
就算他們禮貌的聽跟拍手，會議後問問這些老闆「那不做這個案子會怎麼
樣，如果是你的錢的話，你會用這個方式花嗎？」你有把握他們在沒看簡報的狀況下講得出來，或者記得妳講得過什麼嗎？
不容易，對嗎？
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這是為什麼我們需要摘要。
幫助與會主管們在只有一半注意力狀況下，也能回神抓住你在講什麼；
過兩天被問到為何要支持你的案子而不是別人時，能替你說話；
升遷時候記得是妳來講而不是隔壁小花。
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要我說，內部簡報中摘要的重要性，佔了一半都不止。
好的摘要還可以拿來當目錄使用。
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「那摘要該怎麼寫？」優秀的朋友這樣問我
好問題，我自己的習慣是用黃金圈（why what how), 如果需要也可以用SCQA (可以見我寫的劉潤五分鐘商學院讀書心得的開始與結尾）
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重點是要能回答為什麼，人類是追求故事與自圓其說的動物。
至於怎麼說那個為什麼才會動聽呢？
有人習慣用「現在作法有眾多缺點，我要一一改善」
也有人用「過去我們都這樣做，但是外在環境如此這般改變，為了因應我建議這樣調整」
兩種說法都很好，看你的組織文化喜歡哪一種。
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但不管是哪一種，都得多練習。怎麼練？
我第一次被要求練習是主管說「哪你就試著寫寫看，如果是你跟總經理報告，要如何爭取他的同意與祝福」
靠邀，我心理想的是「啊不就你叫我做的嗎，哪來那麼多為什麼，快點讓我去工作比較實在」
基於禮貌，還是試著寫寫看，這一寫才發現艱難，腦袋一片空白，多年社畜生活後，連用自己的話為自己而戰，都覺得困難。
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練習很多次很多次，把自己放在主管、放在總經理的位置上思考
「她為什麼要贊成或反對這個案子、此刻她最關心的是什麼、我跟哪些案子在競爭注意力、能帶給她什麼好處⋯⋯」
慢慢才養成了自己寫摘要的習慣與能力。
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上班族的工作簡報怎麼改？先從寫一份用自己的語言的摘要開始吧。
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