[email writing] [tips]
CÁCH VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP!
Các bạn ngay cả nếu có apply học bổng hoặc đơn giản là công việc hay cuộc sống thường ngày, đều cần phải biết cách viết email sao cho chuyên nghiệp và tạo thiện cảm với người đọc. Nhưng nhiều bạn trẻ còn chưa biết nhiều về các quy tắc viết email nên hôm nay mình share lại bài này về cách viết email nhé ;)
_______________________________
1. Tiêu đề email
Tiêu đề email có 2 nhiệm vụ: Gây sự chú ý đối với người đọc và tóm tắt nội dung của toàn bộ email. Người đọc dựa vào đó sẽ quyết định sẽ tiếp tục đọc hay không đọc email của bạn. Do đó khi đặt tiêu đề bạn cần đảm bảo hai chức năng này.
Nếu bạn gửi email đại diện cho một công ty, doanh nghiệp thì tên của doanh nghiệp nên xuất hiện trong dòng tiêu đề để người đọc dễ nhận biết hơn.
Ví dụ: Công ty WEBICO – Bản hợp đồng thiết kế website, Gửi anh thông tin về gói dịch vụ B, Báo cáo kinh doanh quý I/2018, …
2. Lời mở đầu và kết thúc email
Một trong các cách viết email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp rất quan trọng nữa là cách bạn chào hỏi, xưng hô với đối tác. Trong phần này, tuỳ vào mức độ thân thiết, cấp bậc hay tuổi tác của đối tượng mà bạn có thể đặt các lời chào khác nhau.
Đặc biệt, đối với lòi chào, lời kết thúc email bạn có thể viết bằng ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Việt đều được.
Một số ví dụ về lời chào thư và kết thúc thư:
Lời chào thư:
Dear Professor Smith,
Hello Ms. Nguyen,
Hi Hang,
To whom it may concern,
Dear members of the selection committee,
Hello everyone,
Chào Hằng,
Chào anh/chị,
Gửi anh/chị
Em chào anh,
Lời kết thúc thư:
Best regards,
With regards,
Sincerely,
Respectfully yours,
Trân trọng,
Kính thư,
3. Định dạng văn bản chuyên nghiệp
Trong nội dung email, nếu muốn thu hút và thể hiện sự chuyên nghiệp, bạn cần phải định dạng chúng. Không có nguyên tắc nhất định cho việc định dạng, nhưng chúng tôi có thể gợi ý cho bạn một số cách giúp email trông chuyên nghiệp hơn như sau:
Sử dụng dấu gạch ngang đầu dòng
Đánh số thứ tự đối với nội dung có nhiều hàngj mục
Viết nghiêng một số cụm từ chuyên ngành
Viết hoa và bôi màu đối với các phần nội dung mà bạn muốn khách hàng chú ý đến.
In đậm các yếu tố quan trọng như tên công ty, tên người nhận…
Đối với nội dung có khối lượng nhiều, có nhiều phần cần trao đổi, bạn nên xuống dòng hay chia làm nhiều đoan riêng lẻ để đỡ tạo cảm giác ngán ngẩm khi đọc mail của bạn. Các công ty, doanh nghiệp không thể dành quá nhiều thời gian cho một email rườm rà, lòng vòng. Hãy chuyên nghiệp và súc tích!
Nguồn: webico
------------------------------------------
JOIN các group FREE của page nhé cả nhà:
Job Hunters & Career Builders - HannahEd
Scholarship Hunters
Học bổng ngắn hạn, trao đổi, tình nguyện - HannahEd
English Club HEC
và đừng quên các lớp học bổng online HannahEd, Mentor, Review hồ sơ, Mock Interview, Career Coach nếu mọi người cần hỗ trợ nha. Link này nhận info: https://goo.gl/cDZEa1
<3 Like page, tag và share bạn bè không lỡ info hay <3
#HannahEd #sanhocbong #duhoc #scholarshipforVietnamesestudents
yours sincerely best regards 在 Top Tip - Best regards, Yours sincerely, Yours faithfully 的八卦
When should you sign your mail Best regards, Yours sincerely or Yours faithfully ? Laurie Oberman, CEO of Talking Business gives us another ... ... <看更多>